Préparez votre cabinet pour la saison des impôts

Nous voici déjà arrivés au début d'une nouvelle année! La saison des impôts approche à grands pas et il est temps de préparer votre cabinet pour la nouvelle saison. Que pouvez-vous faire pour vous préparer? C'est le sujet du présent article...
Nous examinerons ci-dessous les étapes que vous devrez suivre afin de préparer votre entreprise. Ces étapes s’inspirent d’un excellent article (en anglais) publié par l'AICPA, l'institut des comptables agréés aux États-Unis, auquel vous pouvez accéder ici.

Préparez vos clients

Informez vos clients, par le biais d'un bulletin d'information, de tout changement fiscal important imminent pour l'année d’imposition à venir. De cette façon, ils pourront commencer à assembler la documentation requise si ce changement les affecte, et (c'est à espérer!) il n'y aura ainsi pas de chocs majeurs si ce changement affecte leurs déclarations de revenus.

Offrez des incitatifs à vos clients afin qu'ils viennent plus tôt pour remplir leur déclaration de revenus. Cela peut être fait par l'entremise de rabais que vous accordez pour qu'ils viennent à une certaine date. Cette politique peut contribuer à vous libérer du temps que vous pourrez consacrer à produire des déclarations plus complexes plus tard dans la saison.

Révisez les exigences et les processus relativement à la transmission électronique

Avant le début de la saison des impôts, vous devriez vérifier si les exigences relatives à la transmission électronique des déclarations de revenus (TED) ont changé comparativement à l'année dernière. Par exemple, y avait-il un type de déclaration auparavant exclu et qui est maintenant admissible? Ce type de changement peut avoir une conséquence importante pour votre cabinet compte tenu des exigences en matière de transmission électronique qui vous sont imposées par l'ARC.

La période qui précède la saison des impôts est également un moment propice pour former votre personnel sur les exigences de votre cabinet concernant la transmission électronique. Vous pourrez ainsi en profiter pour « aplanir » toutes les imperfections inhérentes à la procédure lors de la formation, grâce aux commentaires fournis par vos employés.

Révisez la lettre de mission

Chaque année, votre cabinet devrait examiner et mettre à jour la lettre de mission que vous remettez à vos clients. Elle devrait refléter les nouvelles réalités de votre relation avec vos clients en fonction des changements qui affectent le marché. Pour obtenir des conseils sur l'élaboration d'une lettre de mission, consultez notre précédent article sur le sujet.

C'est le moment d'examiner également votre politique de lettre de mission. Par exemple, il se peut qu'une lettre de mission unilatérale, remise avec un questionnaire fiscal, soit la solution la plus adéquate en lieu et place de lettres personnalisées pour chaque client.

Préparez le cabinet

Passez en revue et mettez à jour les politiques et procédures de votre entreprise. Faites une évaluation approfondie de votre saison des impôts précédente et vérifiez si une politique ou une procédure doit être modifiée.

Évaluez les politiques de sécurité de votre entreprise, en particulier en ce qui concerne les données confidentielles de votre client. Pour obtenir des conseils sur la sécurisation de votre cabinet de services fiscaux, consultez notre précédent article sur ce sujet.

Révisez vos besoins en ce qui concerne le personnel en vérifiant la productivité de votre personnel de l'année précédente. Commencez à planifier l'attribution du travail au personnel actuel et déterminez quels seront vos besoins en personnel. Si vous avez engagé des travailleurs indépendants pour produire des déclarations, commencez à communiquer avec ces personnes pour vous informer de leur disponibilité si nécessaire.

Préparez votre personnel

Une formation de mise à jour sur les applications utilisées pour la saison des impôts est recommandée avant que ne débute la saison des impôts. Cela fera probablement plusieurs mois que vos employés n'ont pas utilisé certains des logiciels requis pour la saison des impôts pour la T1.

La formation sur les mises à jour fiscales est un impératif avant le début de la saison des impôts. Toutes les dispositions nouvelles et celles qui viennent à échéance devraient être examinées et étudiées en détail.

Une formation sur la sécurisation des données des clients est importante pendant cette période afin de renforcer les politiques et les procédures de sécurité que chaque employé devrait suivre au cours de la prochaine saison des impôts.