Comment assurer la sécurité de votre pratique fiscale - Lettre de mission

Assurer la sécurité de votre pratique fiscale est une exigence cruciale de votre entreprise. Une lettre de mission constitue un outil de choix qui vous permet de protéger votre entreprise. Dans cet article, nous nous pencherons sur les éléments qui doivent faire partie d'une lettre de mission en bonne et due forme.

Pourquoi les lettres de mission sont-elles si importantes pour votre entreprise?

Que vous travailliez dans un cabinet ou à votre propre compte, une lettre de mission est une composante importante de vos interactions avec votre client. Elle établit votre relation avec le client et énumère les conditions et les modalités qui régissent cette relation. Elle contribue à réduire les malentendus qui pourraient survenir plus tard avec vos clients et, bien sûr, contribue à protéger votre bénéfice net.

Éléments à inclure dans la lettre de mission

Bien qu'il n'y ait pas de lettre de mission « parfaite », vous trouverez ci-dessous une liste des éléments que vous devriez y inclure afin de la rendre aussi efficace que possible.

Indiquez clairement comment vous déterminez vos honoraires

La lettre de mission doit clairement indiquer comment les honoraires que vous facturez sont déterminés. De plus, elle doit stipuler comment sont déterminés tous les frais supplémentaires s'il y a lieu.

Faites état de la période couverte

La lettre doit clairement faire état de la durée de votre mission, et ne doit pas se rapporter à une mission continue. Ceci pourrait s'avérer important si les conditions devaient changer au fil des ans pour votre client (par exemple, une expansion) et que l'étendue des services que vous lui fournissez à l'heure actuelle ne tenait pas compte de cette nouvelle réalité.

Établissez les responsabilités de votre client en ce qui a trait aux renseignements fournis

Identifiez les renseignements que doit vous fournir votre client en ce qui concerne la préparation de sa déclaration de revenus. Cela peut se faire par l'entremise d'un agenda ou d'un questionnaire (comme le questionnaire pro forma inclus dans DT Max) fourni au client.

Les services seront basés sur les renseignements fournis par le client

Vous devrez préciser dans votre lettre de mission que la déclaration de revenus sera préparée selon les renseignements  fournis par le client. En outre, les renseignements qu'il vous fournira seront acceptés comme étant véridiques, et l'exactitude des renseignements fournis est la responsabilité du client.

Reconnaissance par le client

Toute lettre de mission que vous rédigez exige une reconnaissance de la part de votre client à savoir qu'il ou elle a lu, compris et accepté les modalités et les conditions énumérées dans la lettre. Il est considéré comme une pratique exemplaire d'exiger de votre client qu'il ou elle signe la lettre de mission avant que vous ne commenciez quelque travail que ce soit sur sa déclaration de revenus.

Portée d'une lettre de mission - Cas de jurisprudence

Bien que la lettre de mission fournisse un certain niveau de protection au préparateur de déclarations de revenus, cette protection n'en est pas exhaustive pour autant. Une lettre de mission ne vous protégera pas des conséquences d'un comportement contraire à l'éthique de votre part. Voici un intéressant cas de jurisprudence à ce sujet.

Strother c. 3464920 Canada Inc. 2007 SCC 24

Dans ce cas particulier, Strother travaillait à titre d’avocat pour le cabinet d’avocats Davis & Company. Monarch Company (une société de production cinématographique) a retenu les services juridiques de Davis & Company en ce qui a trait à la planification d’abris fiscaux. À la suite d’une annonce du ministère des Finances, Strother avait informé Monarch que les abris fiscaux n’étaient dorénavant plus viables. Suivant les conseils de Strother, Monarch commença à liquider ses abris fiscaux. Entre-temps, un ex-employé de Monarch a approché Strother afin de mettre en branle une stratégie de planification fiscale impliquant des abris fiscaux; si la stratégie était couronnée de succès, Strother aurait été récompensé avec des actions d’une nouvelle compagnie créée par l’ex-employé. La stratégie a finalement été couronnée de succès. Lorsque Monarch a eu vent de l'affaire, la société de production a poursuivi Strother et Davis & Company pour manquement à l'obligation fiduciaire.

Au terme d'une décision vivement contestée, la Cour suprême s'est prononcée en faveur de Monarch, concluant que Strother n'avait pas fourni de conseils juridiques appropriés. Bien que ce type de disposition ne soit généralement pas énoncé dans des lettres de mission, il était néanmoins de la responsabilité de Strother d'informer Monarch qu'un régime d'abris fiscaux était disponible et aurait été efficace. Ce que cette décision démontre, c'est que la responsabilité du fournisseur des services ne se limite pas à ce qui est littéralement indiqué sur la lettre de mission. Le fournisseur de services doit être en mesure de répondre à certaines normes et attentes, même si ces normes ne sont pas indiquées dans la lettre.